Zeugnisarten: Mit welchem Zeugnis haben es Führungskräfte und Personaler zu tun?

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In Unternehmen werden im Personalbereich verschiedene Zeugnisarten nötig. Ob Ausbildungs- oder Zwischenzeugnis, Empfehlungsschreiben oder Arbeitszeugnis: Sie alle müssen rechtssicher formuliert werden.

Die Zeugnisarten im Überblick

Führungskräfte und Personaler haben im Alltag mit den verschiedenen Zeugnisarten zu tun. Doch diese erstellen sie nicht aus gutem Willen, sondern sie haben eine gesetzliche Verantwortung für die Ausstellung eines wohlwollenden Zeugnisses für Angestellte, Auszubildende oder Praktikanten.

Die Verpflichtung zur Erstellung eines Zeugnisses gibt die Gewerbeordnung in § 109 vor, auch das Bürgerliche Gesetzbuch kennt in § 630 entsprechende Vorgaben. Wichtig ist aber nicht nur, dass rechtssichere Arbeitszeugnisse erstellt werden, die die nötigen Inhalte aufweisen, sondern auch, dass es sich um die jeweils erforderliche Zeugnisart handelt.

Arbeitszeugnisse differenziert betrachtet

Wer ein Zeugnis ausstellt, muss bezogen auf ein Arbeitszeugnis zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis unterscheiden. Die einfache Variante muss nur die nötigsten Angaben zum Arbeitnehmer, zur Art und Dauer seiner Beschäftigung im Unternehmen enthalten. Weitaus differenzierter ist das qualifizierte Arbeitszeugnis.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl weiterer Zeugnisarten:

  • Zwischenzeugnis für bestehende Arbeitsverhältnisse
  • Beurteilung als Referenzschreiben
  • Praktikumszeugnis nach erfolgtem Betriebspraktikum
  • Arbeitszeugnisse vor Ablauf der Probezeit
  • Empfehlungsschreiben als Zweitmeinung
Die genannten Zeugnisarten sind während oder zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wichtig.  ( Foto: Adobe Stock   Robert Kneschke )

Die genannten Zeugnisarten sind während oder zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wichtig. ( Foto: Adobe Stock Robert Kneschke )

Die Zeugnisarten im Detail

Die genannten Zeugnisarten sind während oder zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wichtig. Sie werden beispielsweise für die Bewerbung in einem anderen Unternehmen nötig und sollen die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Mitarbeiters darstellen. Mit einem Praktikumszeugnis möchte ein Praktikant nachweisen, dass er in der genannten Zeit gearbeitet hat und darstellen, welche Leistungen er dort erbracht hat. Das Empfehlungsschreiben wird auch von Unternehmen über Bewerber eingeholt, um eine zweite Meinung über die betreffende Person zu erhalten.

Das Zwischenzeugnis

Der Arbeitgeber ist zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses nicht verpflichtet, es handelt sich um eine der freiwilligen Zeugnisarten. Damit besteht kein Rechtsanspruch auf das Zeugnis! Dennoch hat das Bundesarbeitsgericht schon mehrfach zugunsten von Angestellten entschieden, die im Einzelfall eben doch einen Anspruch auf das Zeugnis hatten. Teilweise sichern auch die Tarifverträge derartige Zeugnisse zu.

Das Zwischenzeugnis wird in Bezug auf den Inhalt und die Form wie ein übliches Arbeitszeugnis erstellt und dient meist als Möglichkeit für den Arbeitnehmer, sich in einem anderen Unternehmen zu bewerben. Nur wenige Angestellte lassen sich ein derartiges Zeugnis ausstellen, um eine Einschätzung der eigenen Leistungen zu erhalten.

Die Beurteilung

Auch für Beurteilungen gibt es keinen rechtlichen Anspruch, der Arbeitnehmer kann sie erfragen, jedoch nicht darauf bestehen. Sie sind, wenn sie ohne spezielle Empfehlung verfasst werden, mit einem einfachen Arbeitszeugnis gleichzusetzen und benötigen auch keine weiteren Angaben zum Arbeitnehmer. Im Prinzip wird lediglich die Anstellung bestätigt (dass sie bestand und von welcher Dauer sie war), außerdem wird eine kurze Einschätzung der Leistungen gegeben.

Die Beurteilung wird von Mitarbeitern angefordert, die keinen Anspruch auf ein wirkliches Arbeitszeugnis haben. Trainees, Volontäre, Praktikanten oder Freelancer erfragen häufig eine Beurteilung, die sie für den weiteren Karriereweg nutzen können. Die Beurteilung ist aber keine Empfehlung für die betreffende Person! Sie ist eher reine Art Bescheinigung, die von wertschätzenden Formulierungen geprägt sein sollte.

Auch für Beurteilungen gibt es keinen rechtlichen Anspruch, der Arbeitnehmer kann sie erfragen, jedoch nicht darauf bestehen. ( Foto:   Adobe Stock   Antonioguillem )

Auch für Beurteilungen gibt es keinen rechtlichen Anspruch, der Arbeitnehmer kann sie erfragen, jedoch nicht darauf bestehen. ( Foto: Adobe Stock Antonioguillem )

Das Praktikumszeugnis

Studenten müssen ein verpflichtendes Praktikum absolvieren, dessen Dauer von der Art des gewählten Studiengangs abhängt. Andere wollen nur ein Praktikum machen, um in den Beruf schnuppern und feststellen zu können, ob dieser infrage kommt oder nicht. Wieder andere Menschen nutzen Praktika als Sprungbrett in das Unternehmen oder um wenigstens einen Fuß in die Branche setzen zu können.

Als welchem Grund auch immer das Praktikum absolviert wird: Am Ende der Praktikumszeit wird ein Praktikumszeugnis erwartet. Auf dieses haben die Praktikanten ein Anrecht, auch wenn sie nicht direkt als Arbeitnehmer gelten. Denn kommt hier die Gewerbeordnung mit ihren Regelungen bezüglich der Arbeitszeugnisse zum Tragen.

Wichtig: Das Praktikumszeugnis muss wie verschiedene Zeugnisarten auch wohlwollend sein. Das heißt, dass es den weiteren beruflichen Weg des Betreffenden nicht behindern darf. Es ist daher für den Personaler ratsam, sich bei der Ausstellung des Zeugnisses an einem regulären Arbeitszeugnis zu orientieren.

Das gilt auch in Bezug auf mögliche Fehler, die dem Praktikanten aufgrund seiner Unerfahrenheit unterlaufen sind. Diese sollen die Bewertung nicht negativ beeinflussen. Eine persönliche Besprechung ist hier gewinnbringender, auf das Papier kommen nur wohlwollende Worte.

Das Ausbildungszeugnis

Auch Auszubildende haben einen rechtlichen Anspruch auf das Ausbildungszeugnis, was sich aus § 16 des Berufsbildungsgesetzes ergibt. Auch Azubis haben demnach die Möglichkeit, sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erhalten. Hinweis: Der Ausbilder sollte das Zeugnis in Kooperation mit dem Personalleiter erstellen, beide sollten es zudem unterzeichnen. Auszubildende können sich in Bezug auf ihr Zeugnis übrigens auch auf Urteile für Arbeitnehmer berufen, daher sollte die geltende Rechtssprechung diesbezüglich berücksichtigt werden.

Arbeitszeugnisse vor Ablauf der Probezeit

Dass Arbeitszeugnisse erstellt werden, wenn ein Arbeitsverhältnis endet, ist nichts Neues. Weniger bekannt ist allerdings, dass auch jemand, der nur eine Probezeit absolviert, ein solches Zeugnis einfordern kann. Das regelt der § 622 BGB, in dem auch die maximale Dauer von sechs Monaten für eine Probezeit festgehalten ist. Auch dann, wenn die Probezeit nicht bestanden wurde, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Die Gründe, warum das Arbeitsverhältnis nicht wie anvisiert zustande kam, dürfen im Zeugnis aber nicht festgehalten werden.

Wird ein Arbeitszeugnis kurz nach Ablauf der Probezeit angefordert, handelt es sich rechtlich gesehen um ein Zwischenzeugnis. Dieses darf eingefordert werden, wenn vereinbart worden ist, dass eine Bewertung nach sechs Monaten im Unternehmen vorgenommen werden soll. Fordert der Mitarbeiter ein solches Zeugnis aber ein, kann es sein, dass er sich anderweitig bewerben möchte.

Wichtig: Wurde die Probezeit absolviert und der Arbeitnehmer wird nicht in ein reguläres Beschäftigungsverhältnis aufgenommen, hat er einen Anspruch auf das Arbeitszeugnis, wie es zum regulären Ende einer Beschäftigung ausgestellt wird. Besteht das Arbeitsverhältnis aber nach Ende der Probezeit weiter, kann ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erst nach einer Betriebszugehörigkeit von mindestens sechs Wochen nach Ende der Probezeit verlangt werden.

Eines ist allen Zeugnisarten für die Mitarbeiter eines Unternehmens gemein: Sie sollen die Leistung des (ehemaligen) Angestellten positiv darstellen. ( Foto: Adobe Stock   contrastwerkstatt )

Eines ist allen Zeugnisarten für die Mitarbeiter eines Unternehmens gemein: Sie sollen die Leistung des (ehemaligen) Angestellten positiv darstellen. ( Foto: Adobe Stock contrastwerkstatt )

Das Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben gehört zu den weniger bekannten Zeugnisarten und wird vor allem dann verlangt, wenn sich ein Angestellter anderweitig neu bewerben möchte. Teilweise wird das sogenannte Referenzschreiben auch von einem anderen Unternehmen angefordert, weil sich dort ein Bewerber vorgestellt hat, über den weitere Auskünfte gewünscht sind. Die Empfehlung gibt dann meist ein früherer Vorgesetzter aus, auch der Personaler in dem ehemaligen Unternehmen kann der richtige Ansprechpartner sein.

Diese Person bürgt für die Leistung des Mitarbeiters, über den jetzt Informationen eingeholt werden. Das Empfehlungsschreiben basiert auf Fakten, die zur Tätigkeit des Betreffenden im Unternehmen relevant sind. Gleichzeitig werden Emotionen erkennbar, denn es muss deutlich werden, was der Betreffende Gutes geleistet hat. Die Empfehlung dreht sich rund um Erfolgen und positive Eigenschaften, die der Mitarbeiter hatte.

Für Unternehmen ist das Empfehlungsschreiben eine sehr gute Möglichkeit, um Näheres über einen Bewerber zu erfahren. Wichtig ist, dass das Schreiben nicht länger als eine A4-Seite ist und dass es tatsächlich individuell formuliert wurde.

Fazit: Verschiedene Zeugnisarten für Mitarbeiter

Eines ist allen Zeugnisarten für die Mitarbeiter eines Unternehmens gemein: Sie sollen die Leistung des (ehemaligen) Angestellten positiv darstellen. Es geht nicht nur um die Tatsache, das der Betreffende im Unternehmen angestellt war, sondern auch um die Leistungen und die wichtigen Beiträge, die derjenige eingebracht hat.

Sicherlich ist bei manchen Mitarbeitern ein wenig Fantasie erforderlich, vor allem, wenn die Beschäftigungszeit nur kurz und nicht zufriedenstellend war. Dann werden Arbeitszeugnisse meist eher vage und kurz gehalten. Dennoch müssen sie wohlwollend ausfallen und müssen der Wahrheit entsprechen.

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