Kontinuierliche Customer-Due Diligence: was dafür spricht

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Für regulierte Unternehmen ist die Überprüfung von Know Your Customer (KYC) eine wichtige Anforderung, aber derzeit sind deren Prozesse oft fehlerhaft. Mit steigenden Compliance-Kosten, einem ständigen Mehr an Zeit, die benötigt wird, um Kunden aufzunehmen und zu überwachen und regelmäßige KYC-Überprüfungen, die immer ressourcenintensiver und fast immer manuell werden, ist es Zeit für eine Veränderung des Verfahrens.

Weg von „Know Your Customer“ und hin zu „Understand your Customer“

Unternehmen müssen ein kontinuierliches KYC-Modell einführen, um das Kundenerlebnis zu verbessern, das Risiko von Finanzkriminalität zu verringern und ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Bei dieser Verschiebung geht es darum, nicht nur Ihren Kunden zu kennen, sondern Ihren Kunden wirklich zu verstehen.

Was ist kontinuierliches KYC?

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Continuous KYC (cKYC) ist ein Begriff, der den Übergang von der Durchführung ineffizienter, kostspieliger, regelmäßiger Kundenüberprüfungen und Sanierungsprojekte hin zum Verständnis des Risikoprofils der Kunden während der gesamten Geschäftsbeziehung oder des gesamten Lebenszyklus widerspiegelt. Mit den relevanten Erkenntnissen können Compliance-Teams ihren Fokus priorisieren, um sicherzustellen, dass Compliance keine Kästchenübung mehr ist.

Traditionelles KYC konzentriert sich darauf, den Risikostatus Ihrer Kunden in einer Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Onboarding zu kennen. Wie man jedoch weiß, ist das Risiko eines Kunden niemals statisch. Im Gegensatz dazu verfolgt cKYC jederzeit einen proaktiven Ansatz für das Risikomanagement.

KYC-Tools zeigen Änderungen der Risikoprofile in Echtzeit

Durch die Anwendung von SaaS-Überwachungstools und -Prozessen (Software as a Service) können Compliance-Beauftragte verstehen, wie sich die Risikoprofile ihrer Kunden in Echtzeit ändern, und datengesteuerte Entscheidungen treffen um die Gesamtlast von KYC zu reduzieren. Die Compliance-Bemühungen können dann je nach Risikobereitschaft des Unternehmens gegebenenfalls konzentriert werden.

Kürzlich gab es eine Umfrage unter Compliance-Experten, bei der festgestellt wurde, dass mehr als 80 Prozent der Unternehmen ihr Kundenportfolio aktiv überwachen. Fast die Hälfte dieser Befragten (45 Prozent) gab an, dass die Überwachung für die Kundenbindung wichtig ist, während ein Viertel (24 Prozent) angab, so Cross-Selling zu unterstützen. Die Vorteile sind also klar erkennbar.

Auf die Frage, wie gut die Kundenüberwachung in die Risikoprozesse des Unternehmens integriert ist, gaben nur 29 Prozent an, dass die Überwachung vollständig in ihr CRM integriert ist. Rund 40 Prozent gaben an, dass sie eine eigenständige oder Insel-Lösung für die Kundenüberwachung verwenden oder dass diese überhaupt nicht in die Gesamtrisikoprozesse integriert ist.

Dies sollte Alarmglocken auslösen und muss angegangen werden.

Das Problem mit traditionellen KYC- und Kundenbewertungen

Traditionelles KYC konzentriert sich auf das Element der Kundenbindung und der Erfüllung der erforderlichen Due Diligence. Danach bleibt das Kundenkonto häufig unberührt, bis die Organisation ihr nächstes periodisches Überprüfungs- oder Korrekturprojekt plant, normalerweise in Intervallen von einem, drei oder fünf Jahren.

Regulierte Unternehmen schaffen es normalerweise, ihre einjährigen Überprüfungszyklen für ihre Kunden mit hohem Risiko zu durchlaufen, schließen jedoch selten ihre drei- und fünfjährigen Zyklen für Kunden mit mittlerem bzw. niedrigem Risiko ab.

Die Zeit und die Personalressourcen, die für die Durchführung einer regelmäßigen Überprüfung erforderlich sind, sind umfangreich. Die traditionelle Antwort, um das Problem der Kundenbewertungen anzugehen, bestand darin, mehr Menschen (und Geld) für die Lösung des Problems einzusetzen.

So wird es seit Jahren immer gemacht. Warum also ändern?

Die Realität ist, dass die Welt von morgen sich ändern wird und weit entfernt von der sein wird, in der heute aktuelle Prozesse konzipiert wurden. Während wir in eine Welt nach der Pandemie übergehen, wird die Wirtschaft volatil sein, der Risikostatus der Kunden wird sich ständig ändern und die Compliance-Budgets werden dann sogar eher reduziert sein.

Salesteams fordern jedoch bessere Prozesse, damit sie so schnell wie möglich so viele Kunden wie möglich an Bord holen können. Oft agieren Salesteams ohne an das anhaltende Risiko zu denken, das Kunden für das Unternehmen mitbringen könnten. Dies bedeutet dann, dass der derzeitige Ansatz für KYC und die geplante Kundenüberprüfung nicht mehr nachhaltig ist.

Steigendes Risiko für regelmäßige Kundenbewertungen

In einem digitalen Zeitalter, in dem regelmäßig neue Bedrohungen durch Finanzkriminalität auftauchen, sind die regelmäßigen Überprüfungen von KYC mittlerweile veraltet. Ein wirklich risikobasierter Ansatz besteht darin, Ihre Kunden kontinuierlich zu kennen und zu verstehen, wenn sich in Echtzeit etwas geändert hat, und das damit verbundene Risiko angemessen zu bewerten.

In der modernen Welt der Unmittelbarkeit ist es unzureichend, eine Änderung eines Kundenrisikoprofils nicht zu verstehen, wenn sie plötzlich eintritt. Die Implementierung eines robusteren und geeigneteren Compliance-Prozesses ist jedoch mit Herausforderungen verbunden.

Schlechte Kundenerfahrung

Reibung mit Ihren Kunden zu verursachen, ist nicht förderlich für höhere Umsätze oder die Aufrechterhaltung niedriger Fluktuationsraten. Kunden schätzen es nicht, wenn ihre Transaktionen blockiert oder kontaktiert werden, um weitere Dokumente und Nachweise zur Überprüfung ihres Status danach bereitzustellen.

Wenn sie ihren Status geändert haben, werden sie Sie wahrscheinlich nicht kontaktieren. Sie sollten den Einblick immer zur Hand haben und die Möglichkeit haben, sofort Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Im Zuge der Weiterentwicklung der Vorschriften müssen Compliance-Teams zum Zeitpunkt der KYC-Kundenüberprüfung mehr Informationen und Daten zu einem Kunden erhalten. Wenn die regelmäßige Überprüfung der Punkt ist, an dem dies behoben werden muss, ist die Beschaffung und Lieferung durch den Kunden häufig veraltet und mühsam.

Ineffizienz

Im Durchschnitt dauert die Überprüfung von Unternehmenskunden mit mittlerem Risiko 45 Arbeitstunden.

Als Beispiel: Wenn eine Bank über eine Datenbank mit 2.000 Kunden mit mittlerem Risiko verfügt, für die eine regelmäßige Überprüfung geplant ist, würde der Abschluss des jährlichen Überprüfungsprozesses 90.000 Arbeitstunden dauern. Selbst dies berücksichtigt jedoch nicht die zusätzlich verstrichene Zeit für die Überprüfung und die Zeit, die Kunden benötigen, um auf eine Anfrage nach zusätzlichen oder aktualisierten Daten und Dokumentationen zu antworten. Darüber hinaus können die durchschnittlichen Kosten einer Kundenbewertung mit mittlerem Risiko jedes Mal mindestens 25 Euro betragen, was zeigt, wie schnell die Kosten steigen können.

Laut dem Compliance-Beratungsunternehmen Protiviti „verbringen Finanzinstitute derzeit etwa 80 Prozent der für den regelmäßigen Überprüfungsprozess erforderlichen Zeit mit der Datenerfassung und -konsolidierung und nur 20 Prozent mit der Analyse der gesammelten Daten“.

Wie können diese Herausforderungen bewältigt werden und die Banken zu einem Modell übergehen, bei dem die Kunden und die Risiken, die sie für Unternehmen darstellen können, wirklich verstanden werden?

Automatische Überwachung von Alarmbedrohungen

Eine relativ unkomplizierte Änderung kann vollständig automatisiert werden, wodurch der Arbeitszeitbestand nicht erhöht wird. Durch die automatisierte Überwachung von Bedrohungen können Änderungen mit geringem Risiko gekennzeichnet und relativ einfach zu Kundenrisikoprofilen hinzugefügt werden. Dies ermöglicht eine Kundenbewertung sowohl zu Ermittlungs- als auch zu Kontrollzwecken.

Dass Banken über die aktuellsten Informationen verfügen, ist entscheidend für die fortlaufende Einhaltung und die Vermeidung von Risiken und echten Bedrohungen, wie etwa einem Eigentümerwechsel in ein Hochrisikoland, was unbedingt weitere Untersuchungen oder Maßnahmen erfordern würde.

Dynamische Risikobewertung in der Customer Due Diligence

Eine etwas komplexere Änderung, die sich jedoch auszahlen dürfte, ist die dynamische Risikobewertung. Das übliche Modell der Kundenrisikobewertung ist heute sehr statisch. Obwohl wir uns weitgehend von Tabellenkalkulationen und papierbasierten Prozessen entfernt haben, ist es noch ein langer Weg, bis wir das Nirwana des permanenten KYC erreichen.

Durch kontinuierliche Überwachung kann eine konstante dynamische Risikobewertung erreicht werden, die einen datengesteuerten und risikobasierten Ansatz für alle KYC- und CDD-Aktivitäten verfolgt.

Die heutige Kundenrisikobewertung muss dynamisch sein, um die Transaktionen oder das Verhalten der Kunden und das zum Ausdruck gebrachte Risiko der Kundenbeziehung zu berücksichtigen, anstatt nur das inhärente Risiko.

Single Dynamic CRM

Um den Forderungen der Salesteams nach einem besseren und entscheidenden Management von Compliance und Risiken gerecht zu werden, ist eine bessere Technologie erforderlich. Mit einem einzelnen CRM-Repository, das interne und externe Datenänderungen dynamisch aktualisieren kann, sind enorme betriebliche Effizienz zu erzielen, sowohl in Bezug auf Zeit als auch in Bezug auf Geld.

Continuous KYC kann auch eine vereinfachte erweiterte Due Diligence bereitstellen, indem das gesamte Kundennetzwerk überwacht wird, automatisch nur potenzielle Risiken gekennzeichnet werden und eine erweiterte Due Diligence basierend auf Ausnahmen durchgeführt wird.

Kundenorientierte, kontinuierliche KYC-Konformität

Eine weitere große Veränderung bestünde darin, den KYC-Prozess zu überdenken: wie ist er und wie sollte er sein? Derzeit wird KYC ausschließlich als Compliance-Aktivität angesehen, die zum Zweck der Einhaltung von Vorschriften und zur Kenntnis Ihres Kunden unter Kontrollgesichtspunkten durchgeführt wird, jedoch nicht wirklich unter dem Gesichtspunkt, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen oder für einne kundenorientierten Ansatz.

Wenn Sie sich jedoch neue Marktteilnehmer im Bereich Fintech und Technologie ansehen, sind diese Unternehmen sehr innovativ, wenn sie KYC einsetzen, um sich mit ihrer Kundenerfahrung von anderen Unternehmen abzuheben.

Wenn man Monzo, Starling oder Revolut betrachtet, wird einem bewusst, dass man dort KYC-Onboarding und die permanente Überwachung als eine Möglichkeit betrachtet, Kunden zu binden und mit ihnen zu interagieren, und nicht als etwas, das für diesen Kunden lästig und schwierig ist.

In der heutigen digitalen und nachfrageorientierten Welt geht Compliance über eine Reihe von Prozessen hinaus und sollte stattdessen auf Erkenntnissen basieren, um neue Möglichkeiten zu bieten, um kundenorientierte Entscheidungen zu treffen. Durch den cleveren Einsatz von API-gesteuerten Technologien, maschinellem Lernen und Regel-Engines ist cKYC jetzt für alle erreichbar.

Kontinuierliches KYC führt zu einem besseren Ansatz

Die Zeit, um den Status Quo beizubehalten oder erst bei Störungen schrittweise Maßnahmen zu ergreifen, ist vorbei und sollte durch einen dynamischen Ansatz für cKYC ersetzt werden, der darauf ausgerichtet ist, die Kunden wirklich zu verstehen.

Die letzten 12 Monate haben gezeigt, dass Unternehmen digitale Prozesse viel schneller anpassen und bereitstellen können, als es ihre Roadmap ursprünglich vorsah. Die Notwendigkeit, unnötige und wiederholte arbeitsintensive Prozesse zu reduzieren, war noch nie so wichtig.

Durch einen transformativen Ansatz zur kontinuierlichen Kunden-Due-Diligence-Prüfung im Unternehmen kann man eine bessere Beziehung zu den Kunden herstellen und kostspielige manuelle Prozesse zur Überwachung und Korrektur vermeiden.

Über den Autor

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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